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Move folders in Microsoft Teams - this is how!

Moving folders in Microsoft Teams - explained quickly and simply

Moving folders in Teams sounds simple, but it’s not that simple. Using Windows 11 Home and also Windows 11 Pro for Workstation a lot can be done. Especially if there is also a tool package such as Microsoft Office 2021 Standard or Microsoft Office 2021 Home and Business is installed. Especially recently, Teams has established itself as one of the most popular programmes. But it is precisely here that a problem occurs time and again, which is actually based on a misunderstanding: If you want to move folders in Teams, it simply does not work. What to do then is explained here.

The „Folder“ function in Teams

With, for example, the Microsoft Office 365 Home for example under Windows 11 Pro N you can use the Teams tool to collect files in folders. In this way, related files are grouped together and the overview is not lost.

  • In order to be able to share a team folder with several people, first click on „Create team folder“ in the dashboard of the administration console „Create Team Folder in the dashboard of the administration console.
  • In the next step, select the storage location by clicking on „Existing Mandate Storage“ and then „Default Client Storage“ is selected.
  • Now name the folder with a short, concise name Name (please do not use any special characters!). Go to „Next“ button.
  • Distribute the access authorisations under „Staff“ and in the second step „Add responsible persons is possible.

After a few moments, the folder is available to all authorised participants either on the Datastore drive, for example in Windows 11 Education or Windows 11 Enterprise or it is displayed on the computers, for example with Microsoft 365 Family on the web interface. However, it is not easy to move the Teams folder.

Moving the Teams folder is only possible via a diversion

Of course, it would be practical to be able to move a Teams folder with a simple mouse click. Some users are annoyed that this does not work so easily. Microsoft itself is well aware of the problem, and when asked, the company promises to come up with something. Until then, however, there is only one way to move Teams folders. And that is via SharePoint.

What is SharePoint?

It is a website-based system that optimises collaboration between different employees, certain workflow applications, list databases and security functions. Numerous companies use the programme, for example, as an intranet, company portal, document management system or as a pure knowledge database. The greatest advantages of SharePoint are the automation of time-consuming manual tasks, the structured organisation of data and the enormous time savings due to less internal e-mail traffic. Many Microsoft packages include SharePoint as an integrated tool, but the cloud version SharePoint Online is also available. SharePoint can be used, for example, under Microsoft 365 Business Premium Websites can be created and information can be securely stored, structured – and also shared. To move a folder that was created in Teams, proceed as follows:

  • Select the folder to be moved and right-click on the „three-point menu on the right.
  • Option „Open in SharePoint option.
  • The folder and the files it contains are now automatically saved in SharePoint.
  • Now the folder can be placed in another location, such as a higher hierarchical level, in two different ways.

Method 1: by drag & drop

  • To do this, simply „hold“ the corresponding folder with the mouse cursor and drag it to the desired level.
  • To ensure that the folder is now displayed in the correct place, refresh the page in the next step.
  • In the browser, such as Chrome, go to the „View“ tab.
  • Select the option „Reload This Page“.

Method 2: via „Move to

  • In the „three-point menu“ next to the folder, you can now select the option „Move to can be selected.
  • A menu opens at the right edge of the screen.
  • Select the option „Search website“.
  • Click on the corresponding team event.
  • Select the destination.
  • If necessary, select a sub-destination and click on the menu item „Move here“.

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OneNote: How to integrate a notebook into teams

OneNote: How to integrate a notebook into teams

Many still cope with everyday work without a OneNote notebook: you have an idea and jot it down on a piece of paper in between. You also scribble down the telephone number you want a colleague to call you back. You discover a great savings offer on the internet and quickly write down the URL on a piece of paper … In no time at all you get lost among all these pieces of paper and in the end you can’t find anything anymore. And yet all those who have been working under one of the packages of Windows 11 for example with the Microsoft Office 2021 Standard or Microsoft Office 365 Home have a tool at hand that makes this paperwork unnecessary: the OneNote notebook.

What is the OneNote notebook?

Word, Excel, PowerPoint and Outlook are familiar to anyone who uses a PC with Windows 11 Home, Windows 11 Pro or Windows 11 Pro N, Microsoft Office 2021 Home and Business or Microsoft 365 Family works. However, very few people know that the OneNote notebook is already installed. This is a digital notebook that can be used to replace calendars, notebooks and memos. Sketches, handwritten notes, graphics, pictures, lists and documents can be conveniently inserted and managed. Multimedia content such as emails, websites and videos can also be organised well with the OneNote notebook. Since you can also save all content in a cloud, there is no danger of misplacing or forgetting anything.

OneNote as part of teams

One of the components of the Microsoft Office suite such as Microsoft 365 Business Premium in the operating system Windows 11 Education or Windows 11 Enterprise is the Teams communication platform. OneNote is also integrated into this. Working with it facilitates many processes and is very simple: [/vc_column_text ]

Create new notebook

Creating a notebook requires four steps:

  1. On the Office home page, click the OneNote icon on the left.
  2. Click the button "+ NewNotebook".
  3. Enter the title for the notebook and confirm with "Create".
  4. A prompt appears to press the Enter key to be able to create a first section in the OneNote new notebook.

Share notebook

To work together, the OneNote notebook can be shared:

  1. On the web under OneNote, open the Open the notebook, that you want to share.
  2. At "File" select "Share then select "Share with others".
  3. In the left column under "Share" you must "Invite people must be activated.
  4. In the field "To" enter the e-mail address of the person with whom you want to share the OneNote notebook.
  5. In the field below you can enter a short Note for the recipient.
  6. If you do not want the recipient to be able to edit the contents after sharing the OneNote notebook, you have to click on the blue link "Recipients can edit items" change the settings for the permissions.
  7. Send the invitation with "Share".

Export OneNote notebook

For example, as a backup copy or to use the notes in another format, individual sections or even an entire OneNote notebook can be exported:

  1. In OneNote open the Open the page that you want to export.
  2. Click on " Export" in the "File " tab.
  3. Specify whether the computer should export only a section or the entire OneNote notebook .
  4. Format for the export. You can choose between the OneNote format, PDF or Word.
  5. Click on "Export" and select a storage location.

Exporting a saved OneNote notebook

If the notebook is stored in a cloud or on OneDrive, for example, it must also be exported in order to continue working on it. This is how to do it:

  1. With the Microsoft user account log in.
  2. In the navigation "More notebooks select.
  3. At "My notebooks click with the right mouse button on the corresponding notebook.
  4. A new menu window appears, in which click on "Export Notebook click.
  5. Set storage location

The PC automatically creates a zip file of the exported OneNote notebook. This just needs to be unzipped to use the notebook as usual.

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Microsoft Teams Anleitung - Wichtige Funktionen erklärt!

Microsoft Teams Anleitung - Wichtige Funktionen erklärt!

Microsoft Teams Anleitung - Wichtige Funktionen erklärt!

Die Digitalisierung ermöglicht vollkommen neue Geschäftsmodelle und revolutioniert gleichzeitig auch die Art, wie Mitarbeiter miteinander kommunizieren und kooperieren. Microsoft Teams bietet dabei als Bestandteil von Office 365 Unterstützung – und man kann auch externe Dienste einbinden. Online-Meetings, Gruppenchats und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten gehören zu den Standard-Funktionen, die besonders in Zeiten von Corona zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber wie -nehmer bieten. Wie man mit Teams effizient zusammenarbeitet und welche Funktionen die Anwendung birgt, wird im Folgenden erklärt.

Gratis zur Corona-Zeit

Im kostenfreien Grundtarif ist Microsoft Teams theoretisch ohne weiteres nutzbar, während einige der essenziellen Funktionen dabei jedoch entweder nur zum Teil oder gar nicht enthalten sind. Micosoft bietet angesichts der aktuellen der Corona-Pandemie derzeit seine sonst kostenpflichtigen Teams-Pakete gratis an – bis 2021. Wer sich momentan bei Teams einloggt, bekommt automatisch eine kostenfreie Lizenz der sonst kostenpflichtigen Funktionen.

Die wichtigsten Funktionen

Office 365

Da in Microsoft Teams die Office 365-Apps direkt inkludiert sind, können die gewohnten Office-Dokumente in Echtzeit und gleichzeitig mit den Kollegen und Projektpartnern bearbeitet werden. Das gestaltet die Zusammenarbeit übersichtlicher. Mit einem der kostenpflichtigen Tarife stehen die Office-Suite als Desktop-Version zur Verfügung.

Integration von Business-Apps

Mehr als 250 Business-Apps kann man in Microsoft Teams einbinden. Dazu gehören zum Beispiel Trello oder Evernote, mit denen sich Projekte direkt planen oder gemeinsame Notizen anlegen lassen. Software zur Erstellung von Umfragen ist ebenfalls inklusive. Mithilfe von Apps kann man Teams um praktische Tools etwa zum Projektmanagement oder zur Kommunikation erweitern.

Telefonkonferenzen

Durch eine Weiterentwicklung von Skype bietet Teams inzwischen auch Audio- und Videochats an. Mit der Konferenz-Funktion können Meetings rein digital stattfinden. Dazu wählt man aus der Liste auf der linken Seite einen Kanal aus und klickt unten beim Chat-Textfeld auf das Kamera-Symbol klicken. Bei Bedarf kann dem Anruf oben ein kurzer Betreff hinzugefügt werden. Zum Starten des Meetings auf „Jetzt besprechen“ klicken. Sobald der Anruf läuft, bekommen die Teilnehmer aus dem Teams-Kanal eine Benachrichtigung und können entscheiden, ob sie an der Videokonferenz teilnehmen wollen.

Chat

Microsoft Teams hat standardmäßig eine eigene Chat-Funktion im Repertoire. Die Chats, an denen bis zu 50 Personen teilnehmen können, lassen sich zwecks besserer Übersichtlichkeit in Gruppen und Kategorien strukturieren.

Newsfeed

Um ganz einfach Informationen mit der Arbeitsgruppe teilen zu können, gibt es den Newsfeed. Dieser ist ganz ähnlich aufgebaut wie ein Social-Media-Feed und listet die aktuellen Neuigkeiten rund um die Arbeitsgruppe oder das Projekt chronologisch auf.

Personalisierung

Textgröße, -abstand oder -format sowie Hintergründe und Gesichtsfilter kann in Teams individuell und je nach Vorliebe anpassen bzw. hinzufügen. Bei Bedarf können Texte auch vorgelesen und Videos mit Live-Untertiteln versehen werden. Des Weiteren kann man mit Bots und Tools Teams noch weiter personalisieren und anpassen.

Cloud-Speicher

Hochgeladene Dateien teilt Teams über eine Cloud. In der Basis-Version verfügt die Cloud über zehn GB Speicherplatz, während die kostenpflichtigen Versionen mehr als ein TB Speicherplatz plus weitere zehn GB Speicher pro gekaufter Lizenz zur Verfügung stellt.

Team erstellen

  • Unten links auf „Team beitreten oder erstellen“ gehen und „Team erstellen“ wählen – „Team völlig neu erstellen“ oder ein „Team aus einer bestehenden Office 365-Gruppe bzw. eines Teams“ erstellen.
  • Nach dem Festlegen der Teamart den Teamnamen und die Beschreibung eingeben, dann über „Erstellen“ das Team generieren.

Kanäle und Mitglieder hinzufügen

  • Im Reiter „Mitglieder“ auf „Mitglied hinzufügen“ klicken, dann die Mailadresse eingeben und festlegen, ob die Person als Mitglied oder Gast agieren darf. Im Anschluss auf „Hinzufügen“ klicken.
  • Um eine Person zu Microsoft Teams einzuladen, unten links auf „Personen einladen“ klicken.
  • Methode wählen, mit der man die Person erreichen möchte. In den Reiter „Kanäle“ wechseln und dort auf „Kanal hinzufügen“.
  • „Kanalname“ und „Beschreibung“ eintragen und bestimmen, ob es sich um einen Standard-Kanal oder einen Privat-Kanal handeln soll. Im Anschluss auf „Hinzufügen“ gehen.

Team verlassen oder Team löschen

  • Auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Teamnamen klicken und auf „Team verlassen“ gehen. Abschließend mit „Team verlassen“ bestätigen.
  • Als alleiniger Besitzer des Teams, kann man dieses lediglich löschen. Dazu wieder über das Drei-Punkte-Symbol auf „Team löschen“. Im anschließenden Dialog-Fenster bestätigen, dass alles gelöscht wird und auf „Löschen“ klicken.

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Microsoft Teams: Autostart deaktivieren oder aktivieren

Microsoft Teams: Autostart deaktivieren oder aktivieren

Spätestens seit der Corona-Krise und dem damit einhergehenden Boom an Video-Chat Anbietern ist Microsoft Teams weltweit bekannt. Einmal angemeldet, funktioniert das Tool wie ein virtueller Arbeitsplatz, in dem ein Team ortsunabhängig und gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Meetings abhalten kann.

Doch installiert man dieses Tool, fällt einem beim hochfahren des Computers oft der Autostart von Microsoft Teams auf. In diesem Beitrag zeigen wir deshalb, wie man den Autostart von Microsoft Teams deaktiviert und wieder aktiviert.

Autostart von Microsoft Teams deaktivieren

Um den Autostart von Microsoft Teams zu deaktivieren, muss man einfach den folgenden Anweisungen folgen:

    1. Task Manager aufrufen

a. Drücken Sie gleichzeitig die „Windowstaste“ und „X“ oder klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Startleiste.

b. Im aufgehenden Menü wählen klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Task Manager.

(Alternativ kann man den Task Manager auch über „Strg“ + „Alt“ + „Entf“ aufrufen)

2. Der Reiter Autostart

a. Der Taskmanager ist durch verschiedene Reiter (Registerkarten) organisiert. Hier müssen Sie den Reiter „Autostart“ anwählen.

3. Microsoft Teams deaktivieren

   a. In der Autostart-Liste muss man jetzt nach dem Programm „Microsoft Teams“ suchen. 

(Unter Umständen können hier jedoch sehr viele Programme gelistet sein. Sollte man Microsoft Teams nicht finden, kann man einfach den Anfangsbuchstaben „M“ eintippen. Die automatische Suche springt direkt an die Stelle, wo die Programme mit „M“ beginnen.)

   b. Ist Microsoft Teams angewählt, kann man es über die Schaltfläche „Deaktivieren“ rechts unten deaktivieren.

Autostart von Microsoft Teams aktivieren

Das Aktivieren von Microsoft Teams funktioniert genauso, wie das deaktivieren. Falls Sie direkt an diese Stelle des Textes gesprungen sind, hier nochmal die Schritt-für-Schritt Anleitung:

  1. Task Manager aufrufen

a. Drücken Sie gleichzeitig die „Windowstaste“ und „X“ oder klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Startleiste.

b. Im aufgehenden Menü wählen klicken Sie mit einem Rechtsklick auf den Task Manager.

(Alternativ kann man den Task Manager auch über „Strg“ + „Alt“ + „Entf“ aufrufen)

2. Der Reiter Autostart

a. Der Taskmanager ist durch verschiedene Reiter (Registerkarten) organisiert. Hier müssen Sie den Reiter „Autostart“ anwählen.

3. Microsoft Teams deaktivieren

a. In der Autostart-Liste muss man jetzt nach dem Programm „Microsoft Teams“ suchen. 

(Unter Umständen können hier jedoch sehr viele Programme gelistet sein. Sollte man Microsoft Teams nicht finden, kann man einfach den Anfangsbuchstaben „M“ eintippen. Die automatische Suche springt direkt an die Stelle, wo die Programme mit „M“ beginnen.)

b. Ist Microsoft Teams angewählt, kann man es über die Schaltfläche „Deaktivieren“ rechts unten deaktivieren.

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